El pasado 1 de diciembre de 2023 finalizó el plazo fijado por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, Reguladora de La Protección de las Personas que Informen sobre Infracciones Normativas y de Lucha Contra la Corrupción, para que las empresas implanten y pongan en funcionamiento un “Canal de Denuncias”.
¿Qué es un Canal de Denuncias?
Un Canal de Denuncias es una de las medidas que se encuadran dentro de la figura de compliance, que las empresas deben implementar con el objetivo de promover una verdadera cultura ética empresarial en las conductas de cumplimiento, sin que sea por temor a una sanción.
La idea es que los criterios de actuación de los empleados y otros miembros de la organización se alineen con los principios y valores de la empresa, para que dada su concienciación de “buen hacer”, fomenten que otros empleados y otros miembros de la empresa también actúen de esta manera, y “denuncien” comportamientos deshonestos o contrarios a los principios y valores de la organización.
La Ley 2/2023 de trasposición de la Directiva (EU) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informan sobre infracciones del Derecho de la Unión, tiene por objetivo el fomento de Canales de Denuncias efectivos, confidenciales y seguros en las empresas, para garantizar la protección efectiva de los denunciantes frente a represalias.
Esta Directiva, también conocida como “Whistleblowing”, promueve la necesidad de establecer esta clase de vías para detectar posibles infracciones e irregularidades y tomar las medidas correspondientes para solventar dichos riesgos, así como implementar políticas para asentar el tono ético empresarial con el fin de que no se vuelvan a producir. Su impacto en España también ha repercutido en la responsabilidad penal de las personas jurídicas y en la detección de actividades constitutivas de delito, incrementando la concienciación y facilitando su investigación.
¿Para qué sirve un Canal de Denuncias?
Un Canal de Denuncias es una herramienta de comunicación implementada dentro de una organización, mediante la cual los empleados y otros miembros de la organización, así como terceros externos vinculados a la misma, pueden informar a la empresa sobre sospechas o riesgos de infracción, o irregularidades posibles o reales, que atenten contra las normas de la empresa.
¿Cuáles son las particularidades de un Canal de Denuncias?
Las particularidades de un Canal de Denuncias son: la confidencialidad, el anonimato y que estén abiertos a terceros.
La organización es responsable de poner a disposición tanto de los empleados y otros miembros de la organización, y de terceras personas vinculadas a la empresa, como de los responsables de la gestión del Canal de Denuncias, toda la información relativa al mismo y su funcionamiento. Además, los responsables de gestionar el Canal de Denuncias deberán recibir la oportuna formación, para facilitar la colaboración, de una forma eficiente y eficaz, en la detección temprana de incumplimientos y posibles riesgos para la organización.
¿Qué tipos de Canales de Denuncias existen?
La Ley establece dos tipos de Canales de Denuncias:
- Canales externos: implementados por las autoridades competentes; y
- Canales internos: se producen dentro de las organizaciones privadas o públicas. Es esencial la gestión de dichos canales y de las denuncias recibidas. La norma ISO 37002 establece directrices y recomendaciones respecto de los Canales de Denuncias.
¿Qué fases conlleva la gestión del Canal de Denuncias?
La gestión del Canal de Denuncias conlleva cuatro fases:
- recepción,
- evaluación (triaje),
- tratamiento, y
- conclusión.
Estas cuatro fases han de realizarse con la debida diligencia para garantizar, durante todo el proceso de gestión e investigación, tanto la confidencialidad como la protección al denunciado y al denunciante. En este sentido, cabe mencionar la sentencia del Tribunal Supremo STS 328/2021, de 22 de abril de 2021, que condenó a un empresario por investigar el comportamiento deshonesto de un trabajador, donde accedió a su correo electrónico, con el consiguiente impacto en la reputación su empresa. Esto evidencia la importancia de hacer una investigación desde la debida cautela, preservando todos los derechos de los investigados, y gestionar debidamente los Canales de Denuncias.
¿Cuáles son las consecuencias de no implementar un Canal de Denuncias?
No implementar un Canal de Denuncias, conforme a la normativa vigente, puede conllevar sanciones por importe de hasta un millón de euros, dependiendo del grado de la infracción, en función de si ésta es leve, grave o muy grave, y de si la infracción se le imputa a la persona física o a la persona jurídica.
¿Qué se puede denunciar a través de un Canal de Denuncias?
Con carácter general, a través de un Canal de Denuncias se puede denunciar cualquier hecho relevante que pueda ser considerado contrario a la ley y a las normas y procedimientos internos. Esto va a depender de la forma en la que cada organización establezca o configure su Canal de Denuncias, y si, por ejemplo, se prefiere que haya un numerus clausus de delitos e infracciones, o si, por el contrario, se prefiere que se ponga en conocimiento de la empresa cualquier sospecha o inquietud.
¿Cuáles son los beneficios del Canal de Denuncias?
Es importante tener en cuenta los beneficios que se derivan de tener establecido un Canal de Denuncias, y no entenderlo como una mera obligación como parte de un “paper compliance”. Esto también va a influir en el compromiso, desde la cúpula de la organización, con la función de compliance, gestión de riesgos, y gestión del canal y su tratamiento.
Entre los beneficios del Canal de Denuncias se incluyen:
- la generación de un entorno de cumplimiento y de aprendizaje,
- el compromiso ético de la empresa,
- el fomento de la transparencia,
- evitar el miedo a represalias,
- canalizar la comunicación de irregularidades,
- generar una mayor confianza,
- permitir la prevención, detección temprana y reacción frente a incumplimientos y riegos,
- la mejora continua de la gestión de riesgos y modelo de gestión de compliance de la organización, y
- contribuir a atraer y retener talento comprometido.
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